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整理HACKS!(前半)

整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣
著者:小山龍介
発行所:東洋経済新報社
発売日:2009年7月9日

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きっかけ
 本書は、同じ著者が書いているクラウドHACKS!(記事へのリンク)が良かったので、こちらも期待できるのではないかと思い、読んでみました。

 本書は、2009年7月の書籍なので、すこし古いところもありますが、いまでも使えるものがたくさん載っています。逆に言うと、2年前に、すでにここまでできるようになっていたのだと驚くことのほうが多いかもしれません。

この本が読みたくなる一言
 「整理」これは私も含め、みなさんにとっても、悩みのタネになっているところではないでしょうか?

 私が整理で気をつけていることは、なるべく机の上にモノを置かないようにしていることと、最後には片付けをするように心がけていることです。ですが、資料などは、どうしてもたまってきてしまいますし、迷子になることもよくあります。

 ちゃんと整理しなければならないとわかっているのですが、この整理が本当に嫌な作業なのです。なんといっても楽しくない。これではいつまでたっても整理ができません。

 本書では、そんな整理を無理なく楽しんでする方法が載せられています。そして、それらを参考に自分流の整理術をつくりだすことが目標になります。自分流の整理術、そのキーワードは限りなく「自動」でできるようにするということです。

整理するもの自体を減らす
 整理で一番の問題は、会議の資料や、プリントアウトした資料、雑誌などの切り抜きなどの紙の資料です。

 これらの紙の資料を、どう整理して片付けていくかという前に、この紙の資料をなるべくなくしていく方法を探ります。

 いまでは、多くの人がしていることだと思いますが、パソコンにデータとして保存していく方法があります。紙の資料は容赦なく捨てていき、片付けるものをなくします。

 自分で作った資料以外のものは、制作者にメールで送ってもらったり、スキャンしたりして、整理しなければならない紙の資料を減らします。

 ただ、パソコンの画面では、たくさんの資料を、いっぺんに閲覧することができません。資料を広げて縦断的に見ることができないのが欠点になります。そのため、頻繁に見る資料などは、紙として残しておいたほうがよいでしょう。

データを共有する
 データを保存しておくといっても、会社などの場合、同じデータを各パソコンに保存しておく必要はありません。SugarSyncというクラウドを使えば、パソコン上にあるフォルダを共有することができます。(無料版と有料版があります)

 共有しているフォルダにデータを保存していけば、チームで同じ資料を共有することができます。

 SugarSyncは個人で使うのにも役に立ちます。パソコンを何台か持っている人は、共有するフォルダを作っておくことで、どのパソコンでも同じフォルダを見ることができ、作業が行えます。もちろんデータを変更して保存すれば、他のパソコンのデータも自動的に変更してくれます。

アナログで保存
 昔ながらのやり方がよいという人は、紙の書類を時系列で管理するのがよいようです。プロジェクトごとにクリアホルダーをつくり、そこにまとめていきます。

 紙で残すことのよい点は、一覧性があることです。資料を見比べたり、並べたりできますし、すぐに確認ができるのもよい点です。

 現在進行形の仕事は、やはりアナログ(紙の書類)で残すほうがよいと思います。
 
 記事が長くなりますので「第4章の生活ハック」と「時間を生み出す」「Weblio」については、次回の記事に書きたいと思います。

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コメント

No title

デスクの上が…紙でいっぱいです。
しかもその大半がメモ書き。

いいかげん片づけろよ!
って感じです(^^;)


クラウドHACKSのときも思いましたが、
本のデザインがいいですね♪

このシリーズいいですよね

くうさん

メモ書きって、なかなかクセものですよね。
残しておくと邪魔だし、捨てたら捨てたで、後になって必要になるし・・・

1枚のメモ書きの中でも、いるものといらないものがあって、それをすべて残しておくとメモだらけになるし、かといって、必要なものだけ、また別の紙に写すのも、めんどくさい・・・

なにかうまくいく方法はないもんですかね。

No title

こんばんは☆

整理HACKS!興味をもったので、購入いたしました。
身の回りが散らかっている時は、頭の中も散らかっていることが多いですね。
スッキリ整理のコツを学べればと思います。

整理整頓

むのんさん

おひさしぶりです。
返事が遅くなりましたが、コメントありがとうございます。

整理されていると、やはり作業がしやすいですね。
特に私の会社の机は小さいので、少しちらかすと作業できません。
なので、意外にきれいにしています。

そのぶん、家の机はちらかっていますが(笑)
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